Tietosuojaseloste

TOUHULAN YLEINEN TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä

Touhula Varhaiskasvatus Oy ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt (”Touhula”) käsittelevät toiminnassaan henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi, asiakasviestinnän mahdollistamiseksi, tehtyjen sopimusten toteuttamiseksi sekä suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisäksi keräämme analytiikkatietoa verkkosivujemme kävijöistä.

Henkilöasiakkaiden lisäksi Touhulalla on yhteisöasiakkaita ja yhteistyökumppaneita, joiden edustajien henkilötietoja voidaan käsitellä osana tätä rekisteriä. Yhteisöasiakkaiden edustajien tietoja käytetään vain yhteisölle kohdistuvan viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen.

Touhulalle on tärkeää, että tiedät, miten käsittelemme henkilötietojasi. Alla kerromme lisää henkilötietojesi käsittelystä.

Huomaathan, että tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan Touhulan rekisterinpitäjänä suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn.

 

2. Yhteystiedot

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Y-tunnus 2334458-6
Osoite: Isokatu 25, 4. krs., 90100 Oulu
Sähköpostiosoite: tietosuoja@touhula.fi
www.touhula.fi

Rekisteristä vastaava henkilö:
Mikko Peltoniemi
tietosuoja@touhula.fi

 

3. Kerätyt tiedot

Asiakkaat ja markkinointikontaktit

• Lapsen nimi, henkilötunnus, osoite
• Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti
• Hakemustiedot ja palveluntarve
• Asiakasmaksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot
• Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut päivähoitotoiminnan järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot
• Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen antamansa lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, allergiat, kuvauslupa, jne.)
• Lapsen profiilikuva, lapsen päivän kulkua koskevat tiedot sekä viestintä kodin ja rekisterinpitäjän välillä mobiilisovellusta käytettäessä

Verkkosivut

• IP-osoite
• URL-reitti sivustolla
• Vierailun ajankohta
• Selaintyyppi ja -versio
• Laitetyyppi
• Verkkosivulta uutiskirjeen tilanneen nimi ja sähköpostiosoite

 

4. Mistä saamme henkilötiedot?

Lähtökohtaisesti saamme tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävät tiedot rekisteröidyltä itseltään tai hänen huoltajaltaan.

Verkkosivuilta kerätty data tallentuu palvelimelle vierailun yhteydessä. Mobiilisovelluksen avulla kerätyt tiedot tallentuvat omaan tietokantaan.

Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin hakemustietoina sähköisen hakemuksen tai ajanvarauksen kautta lapsen huoltajilta tai lapsen kotikunnan varhaiskasvatuksen palveluohjauksesta. Tietoja täydennetään huoltajien kertomilla tiedoilla. Palveluiden toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana päiväkotihenkilöstön kirjaamina. Jos päivähoitoon hakemin tapahtuu kunnan kautta, saa palveluntarjoaja henkilö- ja perhetiedot kunnan varhaiskasvatuksen palveluohjauksesta.

Touhula päiväkotien nettisivulla on mahdollisuus käyttää salattua keskusteluyhteyttä käyttävää chat-asiointia sekä tutustumiskäynnin ajanvarausta, joista voi muodostua asiakaspalvelua tukevaa asiakastietoa (nimi ja yhteystiedot). Chat keskustelut tallennetaan.

 

5. Tietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset

Henkilötietojen käsittely perustuu lähtökohtaisesti varhaiskasvatuslainsäädäntöön. Henkilötietoa käsitellään myös hoitosopimussuhteesta johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi ja erillistä suostumusta vaativien käsittelytoimien osalta nimenomaisesti haettavan suostumuksen perusteella.

Henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Palvelun tuottamiseen tai sopimussuhteen täyttämiseen

• Varhaiskasvatuslainsäädännön asettamien vaatimusten täyttäminen
• Ajanvarauspalvelu ja asiakasneuvonta
• Palvelun järjestäminen ja toteuttaminen
• Palveluun liittyvä viestintä ja muistuttaminen
• Asiakaslaskutus
• Päivähoitoon liittyvien tilastotietojen keräys ja analysointi
• Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
• Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Touhulan konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Asiakasviestintään ja asiakassuhteen hoitamiseen

Henkilötietoja käytetään Touhulan ja Asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan ja hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä viestintään.

Jos otat meihin yhteyttä, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseen ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseen sekä viestisi käsittelyyn.

Suoramarkkinointitarkoituksiin

Mikäli olet antanut suostumuksesi suoramarkkinoinnin vastaanottamiseen, voimme lähettää sinulle tiedotteita Touhulan toiminnasta ja näyttelyistä sekä muuta suoramarkkinointimateriaalia.

Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen tai profilointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestien tai uutiskirjeen yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta.

 

6. Säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan, kuin lainsäädäntö vaatii tai kuin ne ovat on tarpeellisia yllä yksilöityjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi.

 

7. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille varhaiskasvatuslainsäädännön perusteella. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Mikäli päivähoito toteutetaan palvelusetelin avulla, omistaa kunta kaikki syntyvät asiakirjat ja asiakassuhteen päätyttyä asiakirjat toimitetaan kunnalle arkistoitavaksi. KELA:an siirretään tietoja hoitosuhteen aloittaneista asiakkaista, jos palvelu toteutetaan Kelan yksityisen hoidon tuella. Palvelua valvova kunta ja/tai Kela vastaa omalta osaltaan heille muodostuvan rekisterin ylläpidosta.

Muutoin emme luovuta henkilötietojasi Touhulan organisaation ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:

Oikeudellisista syistä

Voimme luovuttaa henkilötietoja Touhulan organisaation ulkopuolisille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin on kohtuullisesti katsoen tarpeellista (i) soveltuvan lain, sääntelyn tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, rahanpesun, terrorismin rahoittamisen taikka tietoturva- tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muutoin asian käsittelemiseksi; tai (iii) Touhulan tai asiakkaidemme omaisuuden suojelemiseksi tai turvallisuuden takaamiseksi taikka yleisen edun edellyttämien tarkoitusten varmistamiseksi lainsäädännön mukaisesti.

Valtuutetuille palveluntarjoajille

Voimme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita suorittaville valtuutetuille palveluntarjoajille. Sopimuksemme palveluntarjoajiemme kanssa sisältävät sitoumukset, joiden mukaisesti palveluntarjoajat sitoutuvat rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän Tietoturvaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja.

Nimenomaisella suostumuksellasi

Voimme luovuttaa henkilötietoja Touhulan organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista, kuin edellä mainituista syistä, kun meillä on siihen rekisteröidyn nimenomainen suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, joita Touhula käsittelee. Voit halutessasi ottaa meihin yhteyttä selvittääksesi, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä mihin tarkoitukseen näitä tietoja käytetään.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. Ottamalla meihin yhteyttä voit päivittää esimerkiksi yhteystietosi tai muut henkilötietosi.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.

Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai profilointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista myös muun muassa silloin, kun sinua koskevat tiedot eivät pidä paikkaansa. Lisäksi sinulla on tietyissä erityistilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos perusteena on henkilökohtainen erityistilanne.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle.

Oikeuksien käyttäminen

Jos haluat käyttää jotakin ylläolevista oikeuksista, pyydämme lähettämään Touhulalle postitse tai sähköpostitse seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta. Henkilöllisyyden todistamiseksi voimme pyytää lisätietojen toimittamista.

Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.

 

10. Tietoturvallisuus

Olemme toteuttaneet hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistamiseksi.

Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

 

11. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet Touhulan henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.